在政府机关或事业单位进行采购活动时，为了确保采购过程的公开透明、公平公正，通常会采用询价采购的方式。询价采购是一种常见的政府采购方式，适用于采购金额较小且规格标准统一的商品或服务。本文将详细介绍政府采购询价采购函以及报价单的基本格式和注意事项。

一、询价采购函的基本构成

1. 明确标注为“政府采购询价采购函”。

2. 收件人信息：包括被询价单位名称、地址及联系方式。

3. 发件人信息：注明发函单位名称、地址及联系方式。

4. 项目背景：简要介绍采购项目的背景信息，如项目名称、目的等。

5. 采购需求：详细列出所需商品或服务的具体要求，包括数量、质量标准、交货时间等。

6. 报价要求：说明报价截止日期、提交方式以及其他相关要求。

7. 其他事项：如有特殊条款或附加条件，需在此部分说明。

8. 签名盖章：由发函单位负责人签名并加盖公章。

二、报价单的基本构成

1. 同样标注为“政府采购询价采购函报价单”。

2. 报价单位信息：填写被询价单位全称及相关联系信息。

3. 项目编号：与询价函中的项目编号保持一致。

4. 商品/服务明细：逐项列出所报商品或服务的名称、规格型号、单价、总价等内容。

5. 总计金额：计算所有商品或服务的总金额，并以大写形式书写。

6. 报价有效期：明确报价的有效期限。

7. 质量保证：承诺提供的商品或服务质量符合国家规定和技术标准。

8. 付款条件：说明付款方式及期限。

9. 其他承诺：如售后服务、技术支持等额外承诺。

10. 签字盖章：由报价单位负责人签字并加盖单位公章。

三、注意事项

1. 在撰写询价采购函时，务必保证语言简洁明了，避免使用模糊不清的表述。

2. 报价单上的各项数据必须准确无误，尤其是价格部分应经过仔细核对。

3. 所有文件均需按照规定的格式制作，并按时提交至指定地点。

4. 对于超出预算范围或不符合要求的报价，应及时反馈给对方并重新协商。

5. 整个采购过程中应严格遵守法律法规，确保程序合法合规。

总之，在政府采购活动中，合理运用询价采购函和报价单不仅能够提高工作效率，还能有效降低采购成本，促进公共资源的有效配置。希望以上内容能为大家提供一定的参考价值。